Agency Manager

Doel van de functie

Als Agency Manager zorg je voor de optimale organisatie en werking van de afdeling scheepsagentuur.

Taakomschrijving

Operationele werking agency team

• Zorgen voor een optimale werking van het agency team op vlak van scheepsoperaties, cargo (-documentatie) follow up en scheepsafrekening voor havenaanlopen in de verschillende Vlaamse havens en voor verschillende types cargo- en passagiersschepen (met nadruk op de RoRo en Cruise industrie).
• Actief deelnemen aan regelmatige interne & externe operationele meetings met klanten, terminal operators, haven autoriteiten en andere partners in de nautische ketting.
• Verzorgen van duidelijke, pro-actieve en transparante communicatie m.b.t. dagelijkse operaties, nieuwe ontwikkelingen in de haven, wijzigingen in havenverordeningen/tarieven, ... met klanten via de verschillende communicatie kanalen (e-mail, telefoon, teamschat, …)
• Uitbouwen en onderhouden van contacten met alle partners van de nautische ketting met als doel kennis te hebben van en correct toepassen van de procedures en reglementen van de havenautoriteiten.
• Opnemen van een actieve, operationele taak binnen het team op het vlak van scheepsoperaties, cargo follow up en/of scheepsafrekening.

Coaching team

• Aansturen van het agency team (waterklerken, cargo agents & scheepsafrekening admin) en zorgen voor een optimale team sfeer door middel van coaching.
• Opmaken van de werk-en verlofplanning van de medewerkers.
• Stimuleren van de ontwikkeling van de medewerkers door identificatie, organisatie en opvolging van trainingsbehoeften en –wensen (cfr. Digitale transitie).

Digitalisatie

• Mee in staan voor de succesvolle implementatie van de nieuwe agency software in samenspraak met het IT team met als doel de dienstverlening te optimaliseren.
• Mee in staan voor de succesvolle Implementatie douane/MASP digitalisatie projecten (o.a. PN-TS) in samenspraak met het IT & Customs Compliance team.

Competenties

Technische competenties

• PC : word, excel, TOS, Port Agency/jump start & systemen van klanten.
• Talen : N/F/E/D.

Functiespecifieke competenties

• Klantgericht handelen
• Communicatief handelen
• “can do” mentaliteit
• Taakgericht
• Leidinggeven & digital mind set.

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

Manager Agency and Logistics

Geeft sturing aan

Rechtstreeks : waterklerken (4), cargo team (4), bediende admin scheepsafrekening (1).

Verantwoordelijkheden

Het efficiënt coördineren en organiseren van de afdeling scheesagentuur teneinde een vlotte en correcte dienst te verzekeren.