Bediende Administratief Logistieke Planning

Doel van de functie

Als bediende logistiek / administratie / planning binnen VPC volg je de logistieke flow op van de VPC activiteiten. Je stuurt de logistieke flow in de verschillende afdelingen aan teneinde klantafspraken gehaald worden en communiceert pro-actief met de Customer Service Experts. Verder assisteer je mee in de administratie en opvolging van schade bestekken, geef je de werkuren tikkingen in en geef je de dagelijkse planning in het systeem.

Taakomschrijving

Opvolging logistieke flow en planning

• Dagdagelijks controleren en opvolgen van de uit te voeren en uitgevoerde orders van de klanten (werden alle voertuigen aangebracht, zijn alle voertuigen van de dag voordien afgehandeld, opvolgen KPI’s…).
• Dagdagelijks oplossen van logistieke problemen en/of deze rapporteren aan de VPC manager logistiek.
• Opvolgen van schade bestekken en aanlevering parts. Actualiseren van EDR.

Administratie

• Correct afhandelen van alle input in het systeem.
• Administratief voorbereiden van VPC activiteiten , opzetten in Stdedit , opstellen van actiebladen en dossieroverzichten (d.i. de leidraad van wat er aan het voertuig moet gebeuren). Na de werkzaamheden controleren van de DSR’s en actiebladen.
• Assisteren bij opmaken van schadebestekken.
• Bestellen van vervangonderdelen.
• Werkuren personeel in OPLA systeem ingeven en kosten alloceren.
• Opmaak Next Day Planning, is aanvoer bespreken met de afdelingen en in Terminal Operating System ingeven.

Communicatie

• Interne communicatie met verantwoordelijken om dagelijkse flow en capaciteit VPC activiteiten af te stemmen volgens de klantverwachtingen.
• Proactief informeren van CSE’s en VPC manager omtrent (mogelijke) problemen.
• Dagelijks communiceren met de schade expert en de verantwoordelijke van de repair afdeling.

Competenties

Technische competenties

• PC : MS office, waarvan excel grondig
• Talen : N/E/F
• Rijbewijs B

Functiespecifieke competenties

• Klantgericht handelen
• Pro-actief communicatief vaardig
• Probleem oplossen
• Initiatief nemen
• Leergierig
• Stress bestendig en positief ingesteld

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

VPC Manager

Andere relevante contacten

• Intern : supervisors, brigadiers, terminal, boekhouding & Customer Service Experts
• Extern : klanten

Verantwoordelijkheden

• Correcte en vlotte dagdagelijks communicatie mbt planning, voorbereiding nieuwe activiteiten en opvolging.
• Administratief en logisitek voorbereiden van VPC activiteiten, data in TOS, Stdedit alsook opvolging van KPI’s.
• Pro actieve opvolging en communicatie van alle VPC activiteiten intern VPC en naar de CSE’s.
• Een pro-actieve opvolging van bestekken volgens KPI’s, het bestellen en aanleveren van vervangonderdelen tem de planning opmaak en de opdracht naar repair om te herstellen.
• Correct afhandelen van de diverse administratieve taken.