Agency Cargo Agent

Doel van de functie

Als cargo agent zie je toe op de RORO vracht in opdracht van en zorg je voor de administratieve opvolging en verwerking van de import en export cargo van het schip en rapporteer je hierover aan de rederij. Je informeert je collega’s op de operationele en commerciële diensten over de gemaakte afspraken.

Het kwaliteit-, veiligheid- en milieumanagement systeem samen ondersteunen met alle medewerkers.

Taakomschrijving

Import/Export

• Tijdig afstemmen - opvragen van gegevens en documenten ter voorbereiding van het laden en lossen. Alle nodige gegevens over de cargo doorgeven aan de operationele diensten.
• Opvolgen van de boekingen en bepalen van de nodige activiteiten voor aanlevering – lading van de cargo. Doorgeven van aanpassingen i.v.m. boeking situatie aan operationele diensten. Instaan voor ad hoc requests van de rederij (informatie cargo, re-measuring regelen, shunting, ...)
• Info over lading/lossing inbrengen in interne/externe applicaties voor opmaak Bill of Lading, manifesten, douanedocumenten, en verwerking PNTS.
• Bezorgen van vrachtlijsten, manifesten en export bevestigingen aan de douane, operationele diensten en rederij waar nodig. Doorgeven van informatie over de verscheepte goederen. Voorzien van oplossingen aan rederij indien cargo is blijven staan.
• Pro actieve communicatie met alle interne & externe stakeholders.
• Uitkijken naar nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om de dienstverlening en het werk te optimaliseren. Focus op digitalisatie.

Estimatie/Facturatie

• Correcte/volledige estimaties van port en cargo kosten bereken en ingeven van estimatie & finale facturen in de voorziene webapplicaties van de rederij.
• Uitkijken naar nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om de dienstverlening en het werk te optimaliseren. Focus op digitalisatie.

Booking agency

• Optreden als booking agent voor rederijen. Schakel tussen klant en rederij. Gebruik maken van intern/extern booking systeem.
• Boekingen tijdig aanvragen aan rederij. Voor boekingen nodige documentatie verzorgen. Bill of Lading, cargo details, douanedocumenten.
• Aanspreekpunt voor zowel klanten als rederijen. Contact met interne en externe actoren. Voor/tijdens/na lossing/lading cargo.
• Uitkijken naar nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om de dienstverlening en het werk te optimaliseren. Focus op digitalisatie.

Competenties

Technische competenties

• Talen: N/E(/F/D)
• PC: goed niveau Excel, mail, Word, Intris & ICO software (Apex applicaties / TOS)

Functiespecifieke competenties

• Administratief sterk
• Nauwkeurig werken
• Flexibel
• Klantgericht en kostenbewust handelen
• Communicatief
• Digital mindset

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

Agency Manager

Relevante contacten:

Intern: shipping agents, customs, expeditie en operaties
Extern: rederijen, boekingskantoren, klanten, port agents

Verantwoordelijkheden

• Opvolgen, coördineren, rapporteren en administratief verwerken van import en export boekingen van de rederij. De kwaliteit van het hele import/export tot en met estimatie/facturatie proces bewaren. Correct beheren en opvolgen van de scheepsdossiers om zo een hoge klantentevredenheid te bekomen.