Klaar voor een uitdagende carrière? Sluit je aan bij ons team en maak jouw toekomst!
Doel van de functie
Als bediende Admin Helpdesk & Distributie ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle administratieve taken die verband houden met operationele processen gelinkt aan yardplanning, opkortwerk, lotvorming, railplanning, shunting, terminalactiviteiten, aan- en afvoer VPC, charging zone en gatewerk.
Je onderhoudt nauw contact met de operationele diensten, klanten en transporteurs om een vlotte samenwerking te garanderen. Je zorgt tijdig voor de juiste administratieve input, zodat de operationele teams hun planning en ploegen optimaal kunnen voorzien.
Tijdens piekmomenten ondersteun je de gate actief om inkomende en uitgaande vrachtwagens zo efficiënt mogelijk te verwerken en wachttijden tot een minimum te beperken.
Taakomschrijving
Planning
- Doorgeven en aanmaken van loten voor lotvorming.
- Informeren van transporteurs na lossing schip.
- Manuele data input van chassisnummers/cargo in het systeem.
Organisatie
- Opvolgen van terminalmedewerkers/ALD.
- Opvolgen van issues met transporteurs.
- Assistentie verlenen aan de gate waar nodig.
Administratie
- Controleren van loten bij ontvangst.
- Manueel aanmaken van loten die aangevraagd worden via mail, vrijgave van de cargo (customs).
- Opvolgen van fifo containers.
- Opvolgen van zoekers/verkeerd geladen wagens.
- Informeren en opvolgen van defecte en herstelde wagens (externe dealer).
- Informeren van klanten/transporteurs.
- Nauwkeurige en tijdige administratieve verwerking van operationele gegevens.
- Opvolgen en beantwoorden van e-mails van klanten/transporteurs.
- Rapporteren aan Supervisor Gate, Gate & OPS Admin Manager.
- Bijhouden rendementen lotvormingsploegen, ALD’ers en terminalman.
Veiligheid
- Toezicht houden op veiligheid en melden van problemen.
Competenties
Technische competenties
- Talen : N/E
- PC-vaardigheden : Word, Excel en interne systemen
Functiespecifieke competenties
- Communicatief handelen
- Stressbestendigheid
- Nauwkeurig werken
- Probleemoplossend vermogen
Plaats in de organisatie
Rapporteert aan:
Supervisor Gate, Gate & OPS Admin Manager
Geeft sturing aan:
Gate
Relevante contacten:
Extern: Klanten, transporteurs.
Intern: Operationele afdelingen.
Verantwoordelijkheden
Ervoor zorgen dat alle administratieve verwerking tijdig is gedaan, goede communicatie met klanten en transporteurs, met als doel een hoge klanttevredenheid.