Operations Officer

Doel van de functie

Als Operations Officer organiseer je de scheepsoperaties vooraf. Je volgt je deze op tijdens de uitvoering, met aandacht voor zowel de kwaliteitsstandaarden als veiligheid en rapporteer je ze achteraf. Je zoekt ook mee naar oplossingen om de organisatorische efficiëntie te verbeteren.
Het kwaliteit-, veiligheid- en milieumanagement systeem samen ondersteunen met alle medewerkers.

Taakomschrijving

Veiligheid en productkwaliteit

• Het permanent controleren en corrigeren van het naleven van de veiligheids- en kwaliteisinstructies op het schips alsook de genomen en besproken tegenmaatregelen (laten) toepassen.
• Vaststellen van ongevallen en schadegevallen. Opmaken van de bijhorende ongevallen- of schaderapporten binnen bepaalde timeframe. Vooral administratief opvolgen van het aantal ongevallen/incidenten.
• Optreden als ambassadeur en coach om een efficiënte samenwerking te garanderen.

Organisatie

• Het opmaken van een takenverdeling - ploegbezetting voor een scheepsoperatie aan de hand van standaard R/V's
• Inschatten en behandelen van dagelijkse operationele problemen, inspelen op voortdurend veranderende omstandigheden. Opvolgen en sturen van operaties tijdens 1 shift. Last minute risk analyse uitvoeren.
• Meedenken over de verbetering van de operaties, formuleren van opmerkingen en voorstellen.
• Duidelijke communicatie van alle relevante info naar ceelbaas, foreman, collega's OO en hiërarchische lijn.
• Aanwezig zijn op premeeting voor aanvang scheepsoperatie samen met C/O.

Managen van medewerkers

• Aansturen van de taakverdeling van de taakverdeling van de havenarbeiders via hiërchische lijn op basis van de lijsten vanuit de planning. CB/FM assisteren met nodige info (gebruik take 5, volgen van SOP).
• In samenspreek met CB/FM marine manager inlichten in geval van afwijkingen

Rapportering

• Opmaken van correcte en complete rendements- en kwaliteitsrapporten (volume, werktijden, rendementen, kwaliteit, algemeen verloop) op basis van informatie van de medewerker planning en de eigen controle op het schip.
• Signaleren van zware en/of structurele problemen aan ATM / TM / Marine Manager

Administratie

• Per shift verwerken van de loonsadministratie (kostenallocatie) op basis van de voorbereiding door de medewerker dispatch
• Opvolging van de informatieflow / informatieuitwisseling via TOS ( Terminal Operating System) / Webportal / Webfocus
• Controleren van de informatie naar klanten. Hiertoe nauw samenwerken met de planners en de cheef markeerders.
• Afwerken van de administratieve taken die voortvloeien uit alle operaties (dossier, schademelding aan klanten, correcte invulling van de arbeidsongevallen,...)

Competenties

Technische competenties

• Talen: N/E noties F
• PC: kennis MS Office pakketten met nadruk op Excel kennis
• Ruimtelijk inzicht, cijfermatig inzicht
• Opleiding Port Facility Safety Officer (PFSO) is een pluspunt
• Nautische kennis/ervaring

Functiespecifieke competenties

• Communicatief handelen
• Taakgericht leiding geven
• Plannen en organiseren
• Probleem oplossend
• Besluitvaardigheid
• Stressbestendigheid
• Flexibiliteit
• Kwaliteits- en klantgericht handelen
• Samenwerken
• Flexibel
• Conflicthanteren
• Aanpassingsvermogen

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan:

(Duty) Stevedore Manager

Geeft sturing aan:

Rechtstreeks: ploegbazen, ceelbazen / foreman, markeurs
Onrechtstreeks: havenarbeiders, bemanning van het schip

Relevante contacten:

Intern: medewerker dispatch, planning, technische dienst, QSSE
Extern: rederijen, agenturen, vakbonden

Verantwoordelijkheden

• Veiligheid: Strikte navolging op de werkvloer van de corrigerende maatregelen tov arbeidsongevallen en ingrijpen wanneer nodig. Correcte rapportage van alle ongevallen (DARE). Naast de navolging (spot checks op het terrein) van de corrigerende maatregelen, nemen van preventieve maatregelen en verdeling van alle noodzakelijke informatie naar de verschillende stakeholders (OO, Operationeel Bediende, CB / FM en arbeiders)
• Productkwaliteit: Controle op de werkvloer zodat de kwaliteitsinstructies van de klanten nageleefd worden. Take-5, SOP en andere kwaliteitsnormen op een verstaanbare manier verdelen zodat de ploegen vooraf ingelicht zijn. Ondersteuning van CQO tijdig inroepen. Alle 'near miss' en 'schadegevallen' correct in DARE invullen. Alle schadegevallen grondig analyseren en telkens met het hele team bespreken zodat de genomen maatregelen verder uitgevoerd worden. Opvolging (spot checks) op het terrein zodat voortvloeiende feedback kan toeleiden tot het nemen van preventieve acties.
• Productiviteit: Verantwoordelijk voor de opvolging / nasturing van de operaties op één bepaald schip / shift (KPI's). Verantwoordelijk voor de opvolging / nasturing van de operaties (spoor / schepen / pleinplanning) op één terminal (bestelling versus gehaalde rendementen). Kortom zorgt hij voor de efficiënte uitvoering van kwalitatieve en veilige operaties met minimale middelen en een zo hoog mogelijke productiviteit.
• Financiële cijfers: Ad Hoc feedback bij slechte resultaten wegens het niet behalen van de vooropgestelde productie of bijsturing voor één bepaalde operatie. Analyses / beschikbare cijfers met TM op regelmatige basis bespreken.
• Coaching van medewerkers: Borging van de goede samenwerking tussen arbeiders, hiërarchische lijn op de werkvloer. Zorgt voor goede informatiedoorstroming in beide richtingen. Formeel en informeel coachen van de operationele kaderleden (CEPA / CEWEZ) en medewerkers.