UECC High & Heavy Network Sales Coördinator

Doel van de functie

Als High & Heavy Network Sales Coördinator ben je verantwoordelijk voor het coördineren en ondersteunen van commerciële en operationele processen binnen het High & Heavy netwerk, met focus op boekingen, klantcommunicatie en interne afstemming. Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor klanten en interne stakeholders en waarborgt een correcte opvolging van zendingen, documentatie en facturatie, met als doel een betrouwbare service en duurzame klantrelaties te garanderen.

Taakomschrijving

Boekingen

• Ontvangen en verwerken van boekingsaanvragen van klanten.
• Aanmaken en beheren van boekingen in Horizon.
• Bevestigen van ruimteallocatie in afstemming met Trade.
• Zorgen dat boekingen voldoen aan de UECC-operationele regels (havens, cut-offtijden, type lading).

Klantcommunicatie en -coördinatie

• Boekingsbevestigingen.
• Updates van het schema, verwachte aankomsttijden en vertragingen.
• Wijzigingen of verstoringen (scheepswijzigingen, omboekingen, havenproblemen).
• Dagelijkse klantvragen.

Documentatie en opvolging van zendingen

• Maakt en controleert verzenddocumenten.
• Verspreidt documentatie naar alle relevante partijen (havens, agenten en klanten).
• Zorgt ervoor dat de juiste boekingsreferenties worden gebruikt (cruciaal voor toegang tot de terminal).
• Rapporteert de status van de verzonden lading aan klanten.

Interne coördinatie (operations, havens, agenten)

• Coördineert met havens, terminals, transporteurs en agenten.
• Volgt problemen bij aankomst, laden en levering van lading op.
• Signaleert operationele risico’s vroegtijdig (late aankomsten, ontbrekende referenties, capaciteitsproblemen).
• Zorgt ervoor dat alle belanghebbenden tijdig op de hoogte worden gesteld van wijzigingen.

Facturering en kostenbeheer

• Ondersteunt facturering en kostenallocatie.
• Registreert extra kosten (bijv. overuren en uitzonderingen).
• Zorgt voor correcte en volledige commerciële gegevens voor klantfacturering.

Ondersteuning van Sales & Commerciële teams

• Ondersteunt de verkoopafdeling bij prijsaanvragen en operationele haalbaarheid.
• Geeft feedback over klantgedrag, volumes en serviceproblemen.
• Helpt bij het beschermen van klantrelaties nadat de lading is geboekt.
• Organiseert klantbezoeken.

Competenties

Technische competenties

• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook…).
• Vloeiend in spreken en schrijven in het Engels en Nederlands (Duits is een pré).
• Minimaal 1 jaar ervaring in transport, logistiek of scheepvaart.
• Sterke communicatieve vaardigheden richting klanten, commerciële agenten en collega’s.
• Zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig.

Functiespecifieke competenties

• Betrokken: samenwerken en actief collega’s betrekken.
• Proactief in het signaleren en oplossen van potentiële problemen.
• Resultaatgericht.
• Hoge mate van persoonlijke verantwoordelijkheid; issues oplossen ook buiten de directe eigen taken.
• Professionele houding richting klanten; opbouwen van vertrouwen en respect.
• Flexibel en aanpasbaar bij veranderingen.

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

Sales Manager

Verantwoordelijkheden

Instaan voor de coördinatie en opvolging van boekingen en zendingen binnen het High & Heavy netwerk. Daarbij verzorg je de centrale afstemming en communicatie met klanten en interne stakeholders gedurende het volledige proces. Daarnaast ondersteunt je de commerciële activiteiten door te zorgen voor correcte documentatie, facturatie en actief bij te dragen aan het uitbouwen en onderhouden van duurzame klantrelaties.